Etape 5 - Préparer le changement

introduction

pourquoi accompagner le changement ? → inquiétude et peur du changement

faire comprendre le pourquoi du projet
créer la confiance
faire participer

comportement des acteurs 

archétypes

comment communiquer

vers x

• Vers un Passif : Ne pas tenter de le convaincre. Communication formelle, qui  montre la détermination à avancer
• Avec un Grognon : L’utiliser comme source d’information
• Vers un Opposant : L’écouter et lui donner un os à ronger qu’il a lui même suggéré. Pendant ce temps on avance sur le projet !
• Vers un Irréductible : Ne pas communiquer avec lui, il va se servir des infos pour saborder le projet

avec x

• un engagé : totalement dévoué donc non crédible. Ne pas l'utiliser comme vecteur
• un triangle d'or : cest lui qui doit mener les actions de com car est reconnu et crédible
• un hésitant : comprendre son inquiétude et le rassurer (en individuel si possible)
• un déchiré : pas de com avec lui car ingérable

les acteurs

MOA

Responsabilité de l’élaboration et de la conduite du plan de changement

Montre aux opérationnels son implication

Délégation possible de certaines actions à la MOE (formation) mais MOA doit maitriser et coordonner le dispositif

Responsables opérationnels

⇒ modifications d’organisation
s’assure que les modifications d’organisation sont mises en œuvre selon le planning défini
Reporting des chefs de service dans le cadre de la préparation des comités de pilotage
Support des nouveaux rôles (nouveaux process)

Utilisateurs clés et collaborateurs de la DSI

⇒ maintenance et support : les impliquer dans le projet 
Les inclure dans l’équipe projet
Les associer au à la conception et mise en œuvre du plan de changement

Utilisateurs

⇒ les impliquer dans le projet pour obtenir leur adhésio
le changement doit venir de l’intérieur
Ce sont eux qui sont impactés
Les informer
Les faire s’exprimer
Les faire proposer

Dans la mesure du possible à décorréler de la mise en place du nouveau système

Erreurs liées à la nouvelle organisation + erreurs liées à la non maitrise du système

Etude d'impact

identifier les acteurs impactés par le projet → faire adhérer au projet → identifier les modif apportées à leurs activités (outils, procédures, processus et orga)

Acteurs impactés

• Utilisateurs
• Autres opérationnels impactés indirectement par l’utilisation du nouveau logiciel/process par les utilisateurs
• DSI : exploitation et support

Source d’info

• Note de cadrage
• Cahier des charge

modalités

Informer :

Expliquer, sensibiliser

Le pourquoi du changement (les enjeux)

Les objectifs, le planning, l’organisation du projet

Identifier les motivations (les facilitateurs du changement)
⇒ Réunion d’information (kick-off)

Faire participer : 
En groupe pour faire réduire les réticences et la résistance.
Il est plus facile de changer les habitudes d’un groupe que d’un individu
Permettre la réaction des émotions (le rejet), la contestation, le refus
Dès l’instant où on a exprimé le rejet on peut se mettre à construire, à raisonner 
Faire participer à la mise en œuvre, aux modalités concrètes du changement

Approfondir : 
Mener des entretiens avec les responsables opérationnels et les utilisateurs finaux

Communication de projet

3 types de communication

com opérationnelle	com informative	com promotionnelle
faire avancer le projet	informer sur le projet maintenir l'attention sur le projet	faire la promotion du nouveau système

plan de communication à élaborer 

• Communication opérationnelle : pas nécessaire d’élaborer un plan de communication (réunions régulières)
• Communication informative : plan à élaborer
• Communication promotionnelle : plan à élaborer

A faire valider par le commanditaire
Se faire aider par le service communication (savoir-faire, outils, contacts)

S’appuyer sur les utilisateurs clés pour communiquer

Crédibilité

Ecoute

Cibles : ne pas oublier le management intermédiaire

plan de formation 

utilisateurs

A partir de la liste des acteurs recensés lors de l’étude d’impact :

• Définir les profils de chaque acteur
• Identifier la localisation géographique
• Les contraintes opérationnelles
• Constituer les groupes

modules

Identifier les modules de formation et définir leur contenu et la charge

Pour chaque module, définir :

• Le type de formation
  • Formation directe
  • Formation de formateurs qui eux-mêmes formeront ensuite
  • Autoformation
  • E-learning
• Le formateur
  • Utilisateur clé / Membre de l’équipe projet
  • Chef de projet SI
  • Organisme de formation/Intégrateur

logistique

Rechercher la mutualisation en centralisant les moyens de formation (salles, formateurs, moyens techniques). A privilégier si les utilisateurs sont géographiquement dispersés

Ou bien déplacer les formateurs ce qui limite les frais de déplacement

Attention à l’implication réelle des participants si la formation se fait dans les locaux de l’entreprise

calendrier

Définir le calendrier des formations en fonction de l’avancement du projet, pour chaque groupe et en fonction des contraintes opérationnelles et géographiques

prévoir les éventuelles piqures de rappel

budget

• Coût de la formation :
  • Formateurs externes
• Logistique de formation :
  • Frais de déplacement des utilisateurs et/ou des formateurs
  • Coût de réservation de salles de formation
  • Achat/Location de matériel de formation (PC, serveur, …)