5 - gestion du portefeuille de projets / PPM

PPM : project portfolio management

1. Enjeux

1.1 Gestion du patrimoine applicatif

cartographie des app
identification des zones de redondances fonctionnelles
mesure du coût des app
mesure du niveau qualitatif des app
mesure de la valeur des app pour les métiers
identification des évolutions nécessaires

2. Evaluation des nouveaux projets

Types de critères d'évaluation des projets :

enjeux métiers
cohérence urbanisme SI
risques
enjeux économiques

2.1 Enjeux métiers

Les principaux indicateurs sont listés ci-dessous. En revanche, certains autres critères "métiers" pertinent sur des projets spécifiques ne seront pas mentionnées.

Identifier avec les « métiers » les autres critères pertinents pour leurs activités

2.1.1 alignement stratégique des projets

Impact sur les indicateurs « stratégiques » définis dans le Balanced Scorecard ?

Plus la valeur des indicateurs impactés est importante => plus le projet est aligné avec la stratégie

Si aucun indicateur n’est impacté => le projet n’est pas du tout aligné

Exemple de valeur des impacts sur chaque indicateur :

0 : pas d’impact

1 : impact faible

3 : impact modéré

8 : impact for

2.1.2 Satisfaction client

Pré-requis : disposer d’enquêtes de satisfaction client (externe ou interne) ou faire qualifier par le demandeur

Idem que pour les indicateurs « stratégiques »

Plus la valeur des indicateurs de satisfaction client impactés est importante ⇒ plus le projet est aligné avec la satisfaction client

Si aucun indicateur n’est impacté => le projet ne contribue pas du tout à la satisfaction client

Exemple de valeur des impacts sur chaque indicateur :

0 : pas d’impact

1 : impact faible

3 : impact modéré

8 : impact fort

Qualification de l’enjeu « client » par le demandeur (exemple) :

2.1.3 productivité

Diminution des coûts d’un process de l’E

Augmentation de la capacité

Gain de flexibilité

Exemple de valeur pour le critère « productivité » :

0 : pas d’amélioration

1 : amélioration faible

3 : amélioration modérée

8 : amélioration forte

2.1.4 Urgence du projet

Délai de mise en œuvre demandé du projet.

Par exemple : Inférieur à 3 mois, 3 à 6 mois, Supérieur à 6 mois

Et niveau d’exigence de respect du délai

Incontournable, obligatoire (obligation légale par exemple)

Important (image, impact client, social, time-to-market, …)

Normal

Pas de critère de temps décisif

valeur du critère	inférieur à 3 mois	3 à 6 mois	supérieur à 6 mois
incontournable	15	8	5
imoportant	8	5	3
normal	3	2	1
pas décisif	0	0	0

2.2 cohérence avec le plan d'urbanisme

Objectif : Organiser les différents niveaux du système d’information.
Enjeu : Évolutivité du SI grâce à sa modularité.

Niveau métier / Processus : Les fonctions du projet font-elles partie de la cible ? Éviter les redondances et doublons.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Niveau applicatif : S'appuyer sur des composants réutilisables et une architecture découplée.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Niveau technologique : Respecter l'architecture technique (matériel, OS, réseau) et l'architecture des données (pas de redondance de structure, intégrité du modèle).[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

2.3 Risques

Établir un profil de risque pour le projet via une grille de référence (échelle de 1 à 4) sur les critères suivants :[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Taille du projet

Difficulté technique (innovation, performances)

Degré d’intégration (indépendance)

Configuration organisationnelle (prise de décision)

Changement (évolution fonctionnelle et organisationnelle)

Instabilité de l’équipe projet

Principaux risques selon les caractéristiques du projet :

Objectif stratégique : Faible implication de la direction, changement d’environnement.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Objectif d'efficience : Appropriation insuffisante par les utilisateurs, dérive technologique, sous-estimation des coûts.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Cible externe (Client) : Mauvaise perception des attentes, détérioration de la performance.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Cible interne : Rejet par les opérationnels, non-remise en cause de l'existant.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Type de solution (Progiciel, Spécifique, Intégration) : Non-pérennité du produit, sous-estimation de l'intégration, cahier des charges incomplet.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

2.4 Enjeux économiques

Coûts :[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Coûts projet : MOA (métiers), études techniques et développements, infrastructures (matériel, logiciel).

Coûts récurrents : Exploitation, maintenance, support.

R.O.I. (Retour Sur Investissement) :[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Rentabilité : Comparer les coûts et les recettes générées sur la durée de vie du projet.

Actualisation : Utiliser la VAN (Valeur Actuelle Nette) pour intégrer le coût de l'argent dans le temps.

Taux de R.O.I. : Formule (Recettes actualisées - Dépenses actualisées) / Dépenses actualisées * 100.

Rapidité du R.O.I. : Évaluer le délai de recouvrement. Par exemple :

0 : pas de R.O.I.

1 : délai > 7 ans

3 : délai entre 3 et 7 ans

8 : délai < 3 ans

3. Priorisation des projets

Échelle de cotation : Utiliser une échelle non linéaire (ex: 1, 3, 5, 8, 15) et identique pour tous les critères afin d'exacerber les écarts.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Catégorisation des critères numériques : Fonctionner par tranches (ex: 15 pour un R.O.I. > 51%, 1 pour < 10%).[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Arbitrage : Agréger les critères pondérés en grands axes (Enjeux, Risques, Coûts) pour faciliter la lecture par le comité d'arbitrage.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Outils visuels : Utiliser des matrices de décision (ex: Enjeux vs Coûts, Enjeux vs Risques).[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

4. Suivi des projets (Tableaux de bord)

Le suivi du portefeuille nécessite l'agrégation des tableaux de bord individuels des projets pour obtenir une vue consolidée.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Indicateurs clés à consolider :

Indicateurs de gestion : Charges initiales et réactualisées (en j-h), budget engagé et reste à engager (en K€), écarts.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Avancement : Pourcentage achevé, dates de début et de fin (prévues, réelles, réestimées).[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Tendances et difficultés : Identification rapide des dérives sur le planning ou les charges.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Prochaines étapes.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

5. Support au pilotage des projets

Rôle du PMO (Project Management Office) ou Bureau de projet :[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Support méthodologique : Définition des standards (PMI, Prince2, méthodologie interne), formation, promotion des bonnes pratiques et rôle de "gardien du temple".[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]

Support opérationnel : Conseil et assistance directe aux chefs de projet, audits éventuels, et aide à l’élaboration des bilans de projets.[ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws]