Etape 4 - Elaboration du budget
Définition
budget : état prévisionnel des dépenses et recettes du projet
les acteurs du budget
Établir le Budget Prévisionnel
- décider des rss à imputer au projet
- s'informer des coûts des ressources externes
- s'informer des coûts des rss internes
- calculer le coût de chaque poste de budget
⇒ tout ça sert à calculer le coût global du projet
Les ressources à imputer au projet
le périmètre des coûts du projet dépend des choix du commanditaire / de l'entreprise :
- achat du serveur : imputé au projet ? multi projet ? budget infra/
expoloitationexploitation de la DSI ? - formation des utilisateur : budget du projet ? budget formation de l'entreprise ?
les coûts des ressources utilisées sur plusieurs projets doivent être cohérents pour pouvoir consolider les projets
les coûts externes
chiffrage "simple" car visible (devis, facture, ...)
achats de matériel, préstation/prestation/service, sous sous-traitance, interim,intérim, ...
les coûts internes
chiffrage "complexe" car il faut connaître les règles internes, si elles existent (coût "jour homme") alors qu'il peut y avoir des difficultés de suivi (temps passé par les personnes)
dans tous les cas, effectuer le chiffrage des ressources internes, même si ce n'est pas demandé par le commanditaire
attention à la communication (coût ne veut pas dire salaire)
les coûts hommes sont standardisés
Méthodologie de calcul des charges et coûts internes
Le chiffrage des ressources internes repose sur la conversion des taux de disponibilité opérationnelle en charge de travail, exprimée en jours-homme, puis sur la valorisation de cette charge à l’aide d’un taux journalier moyen (TJM).
Calcul de la charge
La charge est calculée à partir de la durée de la mission, exprimée soit en mois soit en jours ouvrés, et du taux de disponibilité de la ressource.
Charge (j-h) = Durée de la mission (jours ouvrés) × Taux de disponibilité
Si la durée est exprimée en mois, elle doit d’abord être convertie en jours ouvrés selon une convention de 20 jours ouvrés par mois.
Charge (j-h) = Durée de la mission (mois) × 20 (jours ouvrés par mois) × Taux de disponibilité
Exemple : un chef de projet mobilisé à 20% de septembre à août, soit pendant 12 mois, représente une charge de :
12×20×20%=48 jours-homme
Valorisation budgétaire
Le coût interne est obtenu en multipliant la charge estimée par le taux journalier moyen de la ressource : coût total = charge (j-h) x TJM
Pour un chef de projet dont le TJM est fixé à 700 € par jour : 48×700=33600 €
Le coût interne imputé au projet est donc de 33 600 €.
Précautions d’usage
La charge correspond à l’effort nécessaire pour réaliser le travail, exprimé en jours-homme.
La durée calendaire correspond à la période nécessaire pour achever la tâche ; elle dépend notamment du nombre de personnes mobilisées en parallèle.
Le coût calculé à partir du TJM est un coût standardisé de gestion. Il ne correspond ni au salaire brut ni au salaire net de l’intervenant.
Types de coûts
Investissements
dépenses liées à la mise en place du projet (matériel, licences, prestations externes)
les postes "investissements" :
- études préalables (consulting / audit, maquettage, prototypage, tests, ...)
- conception (cahier des charges, spécifications fonctionnelles ou techniques, ...)
- réalisation (analyse, dev application principale, dev des interfaces avec les autres applications périphériques, mise à niveau des applicatifs périphériques)
- conversion / migration (prog de conversion, coût de saisie, extraction des données, accès aux données en ligne après conversion (contrôle), conservation des données après conversion, transfert de connaissance)
- recette (unitaire, d'intégration)
- licences + installation (progiciels *serveur et postes de travail*, base de données, système, outils bureautiques, achats de bases de données métiers)
- matériels (serveur, réseau, télécom, postes clients, locaux et aménagements, mobilier, transports, imprimantes)
- environnement projet (serveurs projet, postes de travail, outils, locaux, déplacement)
- documentation (conf serveur et postes de travail, consignes d'exploitation, procédures utilisateurs, manuels utilisateurs, support de formation)
- conduite de changement (formation et déplacement, accompagnement consulting, réversibilité sortie d'un fournisseur, communication de projet plaquette, événement, renforts CDD moa, réorganisation moa)
Fonctionnement ou exploitation
coûts récurrents après la mise en service (maintenance, formation continue)
Identification des ressources humaines et matérielles.
Calcul des coûts unitaires pour chaque ressource et établissement du coût global.
les postes "fonctionnement" :
- infogérance et/ou personnel d'exploitation
- maintenance applicative
- maintenance des licences
- maintenance des matériels
- support utilisateurs
- abonnement lignes informatiques
- assurance, sauvegardes à l'extérieur de l'entreprise, plan de continuité de l'activité
Contrôle des Coûts Internes et Externes :
Suivi du budget engagé, ajustement en fonction des écarts et revue régulière pour anticiper les déviations.
budget "risques"
coût de chaque risque x proba de réalisation
changement de réglementation : 100k / proba de réal : 20% ⇒ inscrire 20k dans le budget risque
procéder de même pour les actions correctives
les actions préventives si elles sont validées intègreront le budget projet
évaluer la rentabilité du projet
bénéfice attendus
efficacité
améliorer le niveau de service :
qualité de l'info produite
délai de fourniture de l'info
productivité / efficience
efficience : baisse du coût unitaire
moyens humains
activité stable (diminution de personnel *erp*)
activité en croissance (diminution des embauches)
machines ou procédures
- coût d'achat (système de gestion centralisée e-sourcing, e-procurement)
- coût de fabrication (amélioration du rendement matière via une GPAO)
- coût de distribution (saisie des commandes par les clients via le WEB)
- coût informatique (mutualisation de la prod, choix d'appli à coût de maintenance plus faible, open source)
augmentation activité
informatique stratégique / transformation digitale
conquête de nouveaux segments de clientèle ou arrêt de perte clientèle (exp client, crm / e-marketing)
le ROI du projet
ROI : return on investment / retour sur investissement
le projet est il rentable ?
- quest ce que ca coute ?
- quest ce que ca rapporte ?
- combien de temps faut il pour couvrir les couts?
est ce que cest compatible avec la durée de vie prévisionnelle du systeme a concevoir / mettre en place ?