Etape 4 - Elaboration du budget

Définition

budget : état prévisionnel des dépenses et recettes du projet

les acteurs du budget

Établir le Budget Prévisionnel

décider des rss à imputer au projet
s'informer des coûts des ressources externes
s'informer des coûts des rss internes
calculer le coût de chaque poste de budget

⇒ tout ça sert à calculer le coût global du projet

Les ressources à imputer au projet

le périmètre des coûts du projet dépend des choix du commanditaire / de l'entreprise :

achat du serveur : imputé au projet ? multi projet ? budget infra/expoloitation de la DSI ?
formation des utilisateur : budget du projet ? budget formation de l'entreprise ?

les coûts des ressources utilisées sur plusieurs projets doivent être cohérents pour pouvoir consolider les projets

les coûts externes

chiffrage "simple" car visible (devis, facture, ...)
achats de matériel, préstation/service, sous traitance, interim, ...

les coûts internes

chiffrage "complexe" car il faut connaître les règles internes, si elles existent (coût "jour homme") alors qu'il peut y avoir des difficultés de suivi (temps passé par les personnes)
dans tous les cas, effectuer le chiffrage des ressources internes, même si ce n'est pas demandé par le commanditaire
attention à la communication (coût ne veut pas dire salaire)
les coûts hommes sont standardisés

Types de coûts

Investissements

dépenses liées à la mise en place du projet (matériel, licences, prestations externes)

les postes "investissements" :

études préalables (consulting / audit, maquettage, prototypage, tests, ...)
conception (cahier des charges, spécifications fonctionnelles ou techniques, ...)
réalisation (analyse, dev application principale, dev des interfaces avec les autres applications périphériques, mise à niveau des applicatifs périphériques)
conversion / migration (prog de conversion, coût de saisie, extraction des données, accès aux données en ligne après conversion (contrôle), conservation des données après conversion, transfert de connaissance)
recette (unitaire, d'intégration)
licences + installation (progiciels *serveur et postes de travail*, base de données, système, outils bureautiques, achats de bases de données métiers)
matériels (serveur, réseau, télécom, postes clients, locaux et aménagements, mobilier, transports, imprimantes)
environnement projet (serveurs projet, postes de travail, outils, locaux, déplacement)
documentation (conf serveur et postes de travail, consignes d'exploitation, procédures utilisateurs, manuels utilisateurs, support de formation)
conduite de changement (formation et déplacement, accompagnement consulting, réversibilité sortie d'un fournisseur, communication de projet plaquette, événement, renforts CDD moa, réorganisation moa)

Fonctionnement ou exploitation

coûts récurrents après la mise en service (maintenance, formation continue)

Identification des ressources humaines et matérielles.

Calcul des coûts unitaires pour chaque ressource et établissement du coût global.

les postes "fonctionnement" :

infogérance et/ou personnel d'exploitation
maintenance applicative
maintenance des licences
maintenance des matériels
support utilisateurs
abonnement lignes informatiques
assurance, sauvegardes à l'extérieur de l'entreprise, plan de continuité de l'activité

Contrôle des Coûts Internes et Externes :

Suivi du budget engagé, ajustement en fonction des écarts et revue régulière pour anticiper les déviations.

budget "risques"

coût de chaque risque x proba de réalisation
changement de réglementation : 100k / proba de réal : 20% ⇒ inscrire 20k dans le budget risque

procéder de même pour les actions correctives

les actions préventives si elles sont validées intègreront le budget projet

évaluer la rentabilité du projet

bénéfice attendus

efficacité

améliorer le niveau de service :
qualité de l'info produite
délai de fourniture de l'info

productivité / efficience

efficience : baisse du coût unitaire

moyens humains

activité stable (diminution de personnel *erp*)
activité en croissance (diminution des embauches)

machines ou procédures

coût d'achat (système de gestion centralisée e-sourcing, e-procurement)
coût de fabrication (amélioration du rendement matière via une GPAO)
coût de distribution (saisie des commandes par les clients via le WEB)
coût informatique (mutualisation de la prod, choix d'appli à coût de maintenance plus faible, open source)

augmentation activité

informatique stratégique / transformation digitale
conquête de nouveaux segments de clientèle ou arrêt de perte clientèle (exp client, crm / e-marketing)

le ROI du projet

ROI : return on investment / retour sur investissement

le projet est il rentable ?

quest ce que ca coute ?
quest ce que ca rapporte ?
combien de temps faut il pour couvrir les couts?

est ce que cest compatible avec la durée de vie prévisionnelle du systeme a concevoir / mettre en place ?