Etape 3 - Plannifier

Découpages normalisés

PBS	WBS/OT	OBS
Product Breakdown Structure	Work Breakdown Structure	organization breakdown structure

Une fois les livrables établis et les ressources définit (surtout le temps) on peut utiliser ces informations pour établir un planning sous la forme d'un Gantt. Ces outils sont également utiles pour prévoir le budget

 

PBS 

Découpage du produit en éléments et sous-éléments pour définir chaque composant du produit final qui composent les livrables

 

WBS 

Découpage en phases, activités et tâches → verbe ou action (installation, migrer,...)

Établit une hiérarchie de tâches permettant de définir des lots de travail réalisables.

pour certains points, comme la contrainte de temps, il faut voir large et considérer les "espaces" → un alternant absent une semaine par mois qui peut faire une tâche en un mois aura en fait besoin de 5 semaines

 

OBS

organigramme de hierarchie / d'équipe.

Plusieurs formes, comme la matrice RACI 

 

matrice RACI 

lourd : n'utiliser que dans les projets les plus gros

Le principe 

Outil essentiel dans le management de projet, la matrice RACI, également connue sous le nom de matrice des responsabilités, offre une méthode structurée pour clarifier les rôles et définir avec précision qui est chargé de quoi au sein d'un projet, en attribuant quatre rôles : Responsable (R), Approbateur (A), Consulté (C), Informé (I).

Cette clarification contribue à une organisation du travail efficace, en particulier dans les projets complexes où la répartition des tâches et des responsabilités peut rapidement devenir floue.

Les quatre rôles

Responsible (Responsable): désigné pour chaque tâche, le Responsable est la personne ou le groupe spécifiquement chargé de son exécution. Il est essentiel qu'il y ait un unique responsable pour garantir la clarté et éviter tout malentendu sur qui fait quoi. Toutefois, plusieurs collaborateurs peuvent assumer d’autres rôles RACI pour la même tâche, permettant ainsi une collaboration élargie sans compromettre la clarté des responsabilités.

Accountable (Approbateur): l'Approbateur, souvent le chef de projet ou un haut dirigeant, est celui qui valide le travail accompli. Ce rôle est crucial car il implique la responsabilité ultime de s'assurer que les tâches sont menées à bien et répondent aux standards requis. Pour maintenir l'ordre et la clarté dans le processus de validation, il est recommandé qu'il y ait un seul Approbateur par tâche.

Consulted (Consulté): les Consultés sont ceux dont l'avis est recherché avant la finalisation d'une tâche. Ce groupe peut comprendre des experts ou des parties prenantes clés dont les connaissances et l'expertise sont essentielles à la réalisation de la tâche. La communication avec les Consultés est bidirectionnelle, ce qui permet un échange d'informations vital pour la qualité du travail.

Informed (Informé): ce rôle concerne les individus qui doivent être tenus au courant de l'avancement du projet. Bien qu'ils ne soient pas directement impliqués dans l'exécution des tâches, leur compréhension de l'état du projet est essentielle pour la coordination et l'alignement général.

Pourquoi l'utiliser ?

Elle permet de définir précisément qui fait quoi dans un projet, évitant ainsi les confusions et les doublons de travail, tout en améliorant la communication et la prise de décision.

avantage	inconvénient
améliore la collaboration, clarifie les responsabilités, réduit les retards et facilite le suivi des tâches, surtout dans des projets complexes	peut devenir difficile à gérer dans de grands projets, surtout si elle n’est pas mise à jour régulièrement ou si trop de détails sont ajoutés

chaque tâche est dotée d'un responsable. Un logiciel peut permettre de visionner le projet dans son ensemble ; le Responsable et l'Informé n'ont pas besoin de check leur mail ou de faire des réunions de suivis. Consulté peut suivre les révisions simplement avec une source unique.

la matrice RACI est un outil précieux à la gestion de projet car elle permet de clarifier les resp et les relations entre les différents membres de l'équipe. Les équipes peuvent donc améliorer la communication, la responsabilisation et la collaboration ce qui peut conduire à un meilleur respect des délais de par un meilleur suivi des tâches et une meilleure qualité du travail.

 

Gantt

Représentation visuelle des phases, activités et tâches sur une échelle de temps. Les tâches sont à organiser en phase (établissement à partir du WBS).
Permet de :

• affecter les acteurs aux tâches
• estimer la charge à la durée de chaque tâche :warning: charge et durée ne sont pas la même chose charge = 10j homme mais durée = 5 jours (2 personnes) | charge = 20j mais une semaine de travail par mois donc durée 4 mois
• planifier dans le temps, en fonction des dispo des acteurs ET des dépendance entre les tâches
• suivre l’avancement et de visualiser les interdépendances.

Il faut utiliser des jalons, à placer à chaque fois qu'une décision est prise ou un livrable donné

 

Les jalons

Etat intermédiaire qui permet de valider que le projet avance normalement ⇒ L’état intermédiaire doit être stable (planifié, avec un livrable défini, mesurable)

 

jalons principaux

• Point de départ : Note de cadrage validée
• Point d'arrivée : Produit livré et accepté

il faut ajouter des jalons intermédiaires, quand nécessaire et logique

 

Jalons intermédiaires

1- Niveau « Reporting MOA » :

• à l’issue de chaque phase : 
  • Validation des livrables de niveau MOA ou financièrement impactant :
    • Plan de gestion des risques
    • Cahier des charges
    • Appel d’offre
    • Recommandation choix de prestataire
    • Stratégie de déploiement
    • Choix technologie
  • Décisions à prendre (choix à faire)
  • OK démarrage de la phase suivant
• en cours de phase lorsque la durée est important

 

2 - Niveau « Suivi réalisation/MOE » : 

• Hebdomadaire
• Autre possibilité : en milieu et en fin de tâche (inspiré du théorème de Shannon).
  • Attention à ne pas avoir des tâches trop longues
  • Homogénéiser la durée des tâches