18 - L’incidence du numérique sur le management

LE NUMÉRIQUE AU SERVICE DU SYSTÈME D'INFORMATION DE L'ENTREPRISE

La fonction essentielle du SI dans l'entreprise 

L'environnement global devenu plus ouvert et incertain (innovations technologiques, instabilités économiques et politiques, individualisation des demandes des clients, apparition de la pandémie de Covid-19) et la concurrence accrue du XXIe siècle rendent l'information capitale pour les entreprises. Le “big data” (gestion d'un volume important de données) représente un défi pour les entreprises. Avoir les bonnes informations pour les bonnes personnes, au bon moment et au bon endroit peut être source d'avantage concurrentiel certain.

C'est en ce sens que l'entreprise doit mettre en place des procédures, mobiliser ses ressources humaines, déployer des ressources matérielles (serveurs, ordinateurs, terminaux, etc.) et immatérielles (logiciels) pour organiser ses flux d'informations. C'est cet ensemble que l'on appelle le système d'information.

Le système d'information va alors permettre à l'entreprise de collecter des données (internes et externes) de manière optimale, de les stocker et d'en assurer la sécurité, de traiter ces données en les analysant, en les transformant et en les structurant, et d'en assurer la bonne diffusion auprès des différents acteurs internes (ex.: salariés) et externes (ex.: fournisseurs). Le SI est un élément indispensable à la prise de décision stratégique de l'entreprise et à la mise en œuvre des décisions. 

Le PGI, un outil au service de l'entreprise

Le système d'information structure les processus des entreprises. Celui-ci est parfois fragmenté (un système d'information par processus, par exemple: un SI pour le service commercial, un SI pour le service ressources humaines). Or les entreprises ont besoin de fluidifier le parcours de l'information et de favoriser son échange entre les différents acteurs internes et externes. C'est là qu'intervient le progiciel de gestion intégré : il va unifier les informations grâce à la centralisation des données dans une base de données unique. Il va permettre en interne d'assurer le partage automatisé et la disponibilité de l'information entre les collaborateurs (ex.: la facture du commercial s'enregistre en comptabilité). En externe, le PGI va permettre de fluidifier les processus avec les partenaires, avec la possibilité pour les entreprises, par exemple, de disposer d’informations concernant les prix et les stocks de leurs fournisseurs en temps réel

LE NUMÉRIQUE, UN FACILITATEUR DU TRAVAIL COLLABORATIF

Le numérique pour une meilleure coordination des actions et processus

L'environnement incertain impose aux entreprises d'être flexibles et réactives. C'est en ce sens qu'elles ont dû modifier les modalités de coordination. Le numérique offre aux entreprises des outils permettant de mieux coordonner les actions et les

processus. Les tâches à faible valeur ajoutée sont automatisées, et la communication intra et inter organisationnelle est facilitée. Avec les processus de production modernes, les hommes gagnent en autonomie et sont assistés par des outils numériques qui leur font gagner en efficacité et en efficience. La technologie est aujourd'hui présente tout au long du processus de production.

Le numérique pour une meilleure utilisation du potentiel humain

Le numérique peut par ailleurs être l'occasion pour l'entreprise d'exploiter au mieux son potentiel humain, souvent sous-exploité quand le salarié est cantonné à effectuer des missions à faible valeur ajoutée sans avoir la possibilité de participer à l'amélioration des processus et à la découverte d'innovations vectrices de performances individuelles et collectives. Les outils du numérique peuvent ainsi favoriser la proximité entre les collaborateurs, qu'ils se trouvent à quelques mètres ou à des milliers de kilomètres, pour développer un travail collaboratif, source de synergies indéniables. Ces outils favorisent l'ajustement mutuel au détriment de modes de coordination plus hiérarchiques (réduction des niveaux hiérarchiques). La confiance donnée aux collaborateurs est cruciale pour développer un management collaboratif et connecté. Ces outils permettent en outre aux entreprises de faire participer les salariés aux activités R&D par la mise en place de plateformes numériques. Le numérique permet finalement d'exploiter au mieux le potentiel des salariés (leurs idées peuvent remonter plus facilement) et ces derniers deviennent plus mobiles et ouverts sur l'extérieur, participant alors grandement à la pérennisation de l'entreprise.

LE NUMÉRIQUE GÉNÉRATEUR DE VALEUR AJOUTÉE POUR L'ENTREPRISE

La plus-value du numérique pour l'entreprise

Le déploiement du numérique nécessite de l'entreprise qu'elle mobilise des ressources importantes (lever des fonds pour financer les investissements). Parfois, toute l'organisation est mise à plat et repensée: on parle alors de reengineering. Ces investissements sont souvent assez rapidement rentabilisés tant le numérique, habilement manié, offre des perspectives intéressantes. Il permet au dirigeant d'avoir une vision globale de l'entreprise en temps réel, d'améliorer sa compétitivité par la réduction des coûts liés à des gains de productivité, de sécuriser les informations, d'améliorer la traçabilité des informations pour connaître l'origine de chaque information.

L'entreprise connectée co construit avec ses partenaires. Les relations avec les fournisseurs sont facilitées et le partage d'informations permet d'instaurer une relation gagnant-gagnant : les informations circulent mieux et la coordination pour la gestion des stocks ou du développement d'un produit est optimale. Avec ses clients, l'entreprise a l'occasion d'accroître le Le numérique offre donc aux entreprises flexibilité, réactivité et compétitivité.

personnalisation de son offre en leur donnant la possibilité de co-créer le produit qu'ils désirent, tant dans un sens esthétique que fonctionnel.

Les limites et les risques de la digitalisation pour les entreprises Le numérique peut être source de risques pour l'entreprise.

Il existe plusieurs types de risques :

• les risques de malveillance: ils peuvent être d'ordre interne ou externe (exemple : piratage, espionnage, vol d'informations, destruction, etc.);

• les risques juridiques: non-respect de la réglementation (notamment en matière de protection des données à caractère personnel), négociation et gestion des contrats de prestations informatiques, etc.; les risques financiers coûts d'acquisition et de maintenance des matériels, des licences logicielles, de la réorganisation du système d'information, des formations du personnel, etc.; les risques opérationnels: obsolescence et pannes des matériels, perte d'informations, etc.

• les risques stratégiques: mauvaise définition de la stratégie de transformation numérique, dépendance envers un fournisseur, cannibalisation entre les points de vente, etc.; les risques sociaux : résistance au changement, manque de compétences, etc. Les conséquences de ces risques peuvent être importantes pour les entreprises: déficit d'image, mauvaise réputation, méfiance et défiance des consommateurs, boycott, dévalorisation boursière, etc.

Pour éviter ces risques, il est important que les entreprises prennent des mesures spécifiques : 

faire un état des lieux des données sensibles et donner aux collaborateurs des accès limités et adaptés à leurs besoins;

• sensibiliser les collaborateurs au risque de piratage (sécurisation des mots de passe et ordinateurs personnels);

• sécuriser le système d'information par la mise en place d'outils adaptés (logiciels anti- intrusion, etc.) et en s'entourant d'experts;

• mettre en place une cellule de crise pour maîtriser la communication en cas de piratage (afin de préserver la réputation de l'entreprise et éviter une perte financière).